Vakaro šeimininkas (susitikimo vadovas) - Pagrindinė „Toastmasters" susitikimo vadovo pareiga yra būti nuoširdžiu šeimininku ir vykdyti visą programą, įskaitant ir dalyvių pristatymą. Jeigu susitikimo vadovas tinkamai neatlieka savo pareigų, gali nepavykti visas susirinkimas. Dėl akivaizdžių priežasčių ši užduotis paprastai skiriama nariui tada, kai jis susipažįsta su pačiu klubu ir jo procedūromis. Programos dalyviai turėtų būti pristatyti taip, kad sudomintų auditoriją ir motyvuotų kiekvieną narį klausytis. Susitikimo vadovas sukuria susidomėjimo, lūkesčių ir sugebėjimo suvokti/priimti atmosferą.

Prieš susitikimą

• Drauge su viceprezidentu mokymams patikrinkite, ar buvo sugalvota speciali tema ir ar yra kokių nors programos pakeitimų.
• Pasikvieskite improvizacijų sesijos vadovą ir aptarkite jo/jos pareigas. Taip pat improvizacijų sesijos vadovui pateikite programos dalyvių sąrašą - taip užtikrinsite, jog kalbas pateikiantys nariai nebus klausinėjami.
• Iš karto sukvieskite kalbėtojus ir priminkite jiems, ką jie kalba. Pakalbėkite su jais ir sužinokite, koks jų kalbos pavadinimas, vadovėlio temos/projekto numeris, tikslą, kurį jie nori pasiekti, koks laiko periodas bus reikalingas, taip pat galite susižinoti įdomios informacijos, kuri pravestų juos pristatant (informaciją apie darbą, šeimą, pomėgius, išsilavinimą, kodėl šiai auditorijai buvo pasirinkta būtent ta tema ir t.t.).
• Pasikvieskite bendrą vertintoją, kuris patvirtins paskyrimą. Paprašykite bendro vertintojo sukviesti visus vertinimo komandos narius (kalbų vertintojus, lyderių vertintojus, improvizacijų sesijos vadovą, laikininką, gramatiką ir t.t.) ir priminkite jiems jų pareigas/užduotis.
• Kiekvienam kalbėtojui paruoškite įžangą. Tinkama įžanga svarbi kalbėtojo prezentacijos sėkmei. (Daugiau informacijos apie įžangų ruošimą rasite 74 puslapyje).
• Pasiruoškite pastabas, mintis, kurios gali būti panaudotos užpildant tarpus/pauzes tarp programos dalių. Galite jų ir nepanaudoti, tačiau geriau turėkite jas paruoštas, taip išvengsite galimų tylos minučių.
• Atminkite, jog „Toastmasters" susitikimo vadovo vaidmuo yra vienas vertingiausių patyrimų mūsų klubo darbe. Šis paskyrimas reikalauja kruopštaus pasiruošimo, tik taip užtikrinsite sklandžią susitikimo eigą.

Atvykus į susitikimą

• Atvykite anksčiau, taip nepraleisite jokių paskutinės minutės reikalų.
• Pasitikrinkite su kalbėtojais visus paskutinės minutės pasikeitimus.
• Atsisėkite kambario priekyje, patarkite taip pat atsisėsti ir savo kalbėtojams - taip jie greičiau ir lengviau pasieks sceną bei kalbėjimo tribūną.

Susitikimo metu

• Veikite nuoširdžiai, energingai ir ryžtingai. Užtikrinkite malonią auditorijos kelionę ir leiskite jiems jausti, jog viskas einasi puikiai.
• Visada prieš ir po improvizacijos sesijų, po kiekvieno pasisakiusio kalbėtojo ir bendro vertintojo pasisakymų, skatinkite auditoriją palydėti savo kolegas plojimais.
• Po savo pateikto pristatymo ir toliau stovėkite greta kalbėjimo pulto tol, kol kalbėtojas Jums linktelės, pasisveikins ir perims susitikimo valdymą; tada galite atsisėsti.
• Kaip ir bet kurį kalbėtoją pristatykite bendrą vertintoją; tada bendras vertintojas pristatys kitus vertinimo komandos narius.
• Kaip ir bet kurį kalbėtoją pristatykite improvizacijų sesijos vadovą. Jeigu improvizacijų sesijos vadovas pamiršta pakviesti laikininką skaityti pranešimą ar balsuoti už geriausią „improvizacijų sesijos kalbėtoją, padarykite tai už jį.
• Iš eilės pristatykite kiekvieną kalbėtoją.
• Kalbėjimo programos pabaigoje paprašykite laikininko pateikti ataskaitą ir balsuokite už geriausią kalbėtoją.
• Trumpai vėl pristatykite bendrą vertintoją. Jeigu bendras vertintojas pamiršta pakviesti laikininką skaityti pranešimą ir balsuoti už geriausią vertintoją, padarykite tai už jį.
• Kol skaičiuojami balsai, paraginkite svečius pateikti komentarus ir pastebėjimus, pranešimus (pavyzdžiui, kitos savaitės programos patvirtinimą).
• Įteikite apdovanojimus (jeigu Jūsų klube taip darome).
• Paprašykite pateikti „Dienos mintį/idėją" (jeigu Jūsų klube taip daroma).
• Užbaikite susirinkimą, arba, jeigu tinka, dar kartą pristatykite prezidentą.

Šaltiniai

1. Kalbėtojo pristatymas (Katalogo Nr. 111);
2. Pirmininkas (Katalogo Nr. 200);
3. Programavimo modeliai (Katalogo Nr. 1314).